—Oye, ¿“quién responde a la petición de nuevos presupuestos que llegan al correo de "info”?

—¿Ese no estaba en el acta de la reunión de octubre?

—Sí… pero ¿en cuál? ¿En el correo? ¿En el Drive? ¿En el WhatsApp?

—Uf. Creo que lo escribió alguien en una nota.

Silencio.

—Bueno, pues lo decidimos otra vez.

Esta escena no es rara. Pasa cuando una persona se va —o cambia de rol— y, de repente, el equipo descubre que la memoria de lo acordado estaba “guardada” en un lugar muy frágil: la cabeza de alguien, un hilo de chat o un documento con cinco versiones.

—No es que no trabajemos bien —dice la persona de coordinación—. Es que repetimos demasiado.

—Y cansa —responde alguien del equipo—. Porque cada vez que repetimos, no solo perdemos tiempo: volvemos a discutir lo que ya estaba resuelto.

Ahí es donde se enciende la bombilla 💡: los acuerdos necesitan patas. Si un acuerdo no tiene patas, se queda en intención. Si tiene patas, camina aunque cambien las personas.

—¿Y qué es un acuerdo con patas? —pregunta el equipo.

—Algo muy básico —contesta coordinación—: un acuerdo que se convierte en una tarea concreta, con responsable, fecha y un lugar único donde vive. Y, si es importante, con una cadencia de revisión.

Porque el problema no son las actas. El problema es cuando las actas son solo “relato del pasado”. Lo que necesitamos es memoria que trabaja: acuerdos que se transforman en acciones rastreables.

—Vale, pongamos un ejemplo real —dice alguien—. El acuerdo de “usar un solo canal para urgencias”.

—Perfecto —responde coordinación—. Un acuerdo con patas quedaría así:

Tarea: “Definir canal único para urgencias y norma de uso”

Responsable: (nombre)

Fecha: (día)

Evidencia: enlace a la norma en documento vivo

Revisión: dentro de 30 días (para ver si funciona)

—¿Y el acta?

—El acta se queda en cinco líneas: propósito, decisiones, tareas, bloqueos y próxima revisión. El resto, si hace falta, se conversa. Pero lo que sostiene el sistema son las patas.

Aquí entra el segundo problema típico: el onboarding. Cuando llega alguien nuevo, lo justo sería que pudiera entender sin sufrir: qué se decidió, cómo se trabaja, dónde están las cosas.

—Imagina que entra una persona nueva mañana —dice coordinación—. ¿Podría responder estas tres preguntas sin pedir ayuda cada media hora?

1. ¿Qué acuerdos están vigentes?
2. ¿Qué tareas están en marcha y quién las lleva?
3. ¿Dónde consulto lo importante?

Si la respuesta es “no”, no falla la persona nueva. Falla el sistema.

Por eso un mapa de conocimiento, en versión CAIS y sin burocracia, puede ser tan simple como una Bitácora de acuerdos (una página viva) y un tablero de tareas:

• La bitácora responde: qué acordamos y cuándo (con enlace).
• El tablero responde: quién hace qué y para cuándo.

—Pero esto suena a más trabajo… —dice alguien.

—En realidad es menos —responde coordinación—. Porque reduce el trabajo invisible: la persecución, los “¿dónde estaba?”, los malentendidos y las reuniones para “reacordar”.

El truco está en una regla pequeña, fácil de sostener:

Si algo es importante, no se queda en el chat. Se convierte en tarea y se registra.

Y para que el repositorio no se convierta en cementerio, hace falta una cadencia mínima:

—Quince minutos a la semana para revisar lo crítico.

—Y una retro mensual breve: qué acuerdos se perdieron, por qué, y qué cambiamos para que caminen.

—¿Y qué cambia, en la práctica? —pregunta el equipo.

—Que cuando alguien se va, no se lleva los acuerdos en el bolsillo. Se queda la casa ordenada.

—Y que cuando alguien llega, no entra a oscuras. Entra con un mapa.

Si os apetece probarlo sin grandes revoluciones, empezad por una sola cosa esta semana: cada decisión importante termina en una tarea con responsable y fecha. Si el acuerdo no tiene patas, no camina. Y si camina, el equipo descansa.

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